Câu hỏi hay gặp nhất từ chủ spa, salon, tiệm nail: "Tôi chỉ có giấy phép hộ kinh doanh, có làm OA được không?"
Được. Và bài này nói rõ khác doanh nghiệp ở chỗ nào.
Hộ kinh doanh xác thực OA được
Nói trước cho khỏi mất thời gian: Zalo không đòi bạn phải là công ty. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là giấy tờ hợp lệ để xác thực OA.
Nhiều người nghe đồn phải mở công ty mới làm được rồi bỏ cuộc từ đầu, hoặc đi mở công ty không cần thiết. Không phải vậy.
Hồ sơ khác nhau ở đâu
Bộ giấy tờ về cơ bản giống nhau, khác vài chi tiết:
| | Hộ kinh doanh | Doanh nghiệp | |---|---|---| | Giấy phép | Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp | | Giấy tờ cá nhân | CCCD chủ hộ | CCCD người đại diện pháp luật | | Công văn xác thực | Ký tay, ghi rõ họ tên | Ký và đóng dấu công ty | | Con dấu | Thường không có — không sao | Bắt buộc đóng dấu |
Điểm hay vướng: hộ kinh doanh không có con dấu, nhiều người tưởng thiếu dấu là hồ sơ không hợp lệ rồi loay hoay đi khắc dấu. Không cần. Ký tay và ghi rõ họ tên là đủ.
Khác biệt lớn nhất: một giấy phép, một OA
Đây là chỗ thật sự ảnh hưởng đến cách bạn tổ chức.
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh chỉ xác thực được cho một OA duy nhất.
Nghĩa là nếu bạn có hai cơ sở nhưng chỉ đăng ký một hộ kinh doanh, bạn không mở được OA thứ hai. Nhiều chủ spa mở cơ sở thứ hai rồi mới phát hiện điều này.
Ba đường xử lý:
Gộp về một OA chung. Một OA cho cả hai cơ sở, trong tin nhắn và mô tả ghi rõ địa chỉ từng chi nhánh. Đơn giản nhất, và thật ra cũng hợp lý — khách của bạn thường không quan tâm cơ sở nào, họ quan tâm thương hiệu.
Đăng ký thêm hộ kinh doanh riêng cho cơ sở kia. Mỗi cơ sở một giấy phép, mỗi giấy phép một OA. Tốn thủ tục và chi phí kế toán gấp đôi.
Chuyển lên công ty. Nếu bạn đang tính mở rộng thành chuỗi thì đằng nào cũng phải làm. Zalo có hướng dẫn riêng cho chuỗi cửa hàng.
Lời khuyên thực dụng: hai cơ sở thì gộp một OA. Từ ba bốn cơ sở trở lên và thật sự định làm chuỗi thì tính chuyện lên công ty.
Về tên OA
Chỗ này hộ kinh doanh hay vướng hơn doanh nghiệp, vì tên trên giấy phép hộ kinh doanh thường là "Hộ kinh doanh Nguyễn Văn A" — tên chủ hộ, không phải tên biển hiệu.
Bạn có ba đường, giống doanh nghiệp: đặt tên OA trùng tên giấy phép (nhẹ nhất), dùng thương hiệu đã đăng ký bảo hộ, hoặc dùng tên giao dịch khác kèm hai bằng chứng thương hiệu.
Với hộ kinh doanh thì đường thứ ba phổ biến nhất, vì gần như không ai muốn đặt tên OA là tên riêng của mình. Chuẩn bị trước ảnh biển hiệu, fanpage, hóa đơn có in tên thương hiệu là đi được.
Những thứ không khác gì nhau
Để khỏi hiểu nhầm, mấy thứ sau giống hệt cho cả hai loại hình:
- Giá gói OA — cùng bảng giá, không phân biệt hộ kinh doanh hay công ty
- Giá tin nhắn ZBS — tính như nhau
- Quy định duyệt mẫu tin — cùng một bộ luật
- Thời gian xét duyệt hồ sơ — thường một đến ba ngày làm việc
- Ngành nghề có điều kiện — hộ kinh doanh làm ngành cần giấy phép con thì vẫn phải có giấy phép đó, không được miễn
Có nên mở công ty chỉ để làm OA không?
Không. Nếu lý do duy nhất là để đăng ký OA thì hoàn toàn không đáng — hộ kinh doanh làm được mọi thứ công ty làm được trên Zalo OA.
Mở công ty là quyết định về thuế, về quy mô, về việc bạn có định thuê nhiều nhân sự và mở nhiều chi nhánh hay không. Zalo OA không nên là yếu tố trong quyết định đó.
Trường hợp duy nhất đáng cân nhắc: bạn đã có ba bốn cơ sở, mỗi cơ sở cần một OA riêng, và việc duy trì nhiều hộ kinh doanh riêng lẻ đang phiền hơn là gộp thành một công ty.
Tóm tắt
- Hộ kinh doanh xác thực OA được, không cần mở công ty
- Không có con dấu thì ký tay ghi rõ họ tên, vẫn hợp lệ
- Một giấy phép hộ kinh doanh chỉ dùng cho một OA — nhiều cơ sở thì gộp OA hoặc đăng ký thêm giấy phép
- Tên OA thường phải đi đường "tên giao dịch khác", chuẩn bị trước bằng chứng thương hiệu
- Giá gói, giá tin nhắn, quy định duyệt đều giống doanh nghiệp
Chưa chắc hồ sơ hộ kinh doanh của mình đã đủ chưa, thử công cụ kiểm tra hồ sơ miễn phí trước khi nộp.